Tällä sivulla kuvataan kuinka Trevean tuottamassa sähköisessä äänestyspalvelussa käsitellään henkilötietoja.
Palvelun kuvaus
Sähköinen äänestyspalvelu vaalit.trevea.fi on tietoverkon yli toimitettava palvelu asiakasorganisaation vaalin äänestyksen toimittamiseksi sähköisesti. Palvelu koostuu sähköisestä äänestysliittymästä, jota äänioikeutetut voivat käyttää antaakseen äänensä vaaleissa.
Mistä saamme henkilötietosi
Käsittelemämme henkilötiedot saadaan seuraavista lähteistä:
- Organisaatiolta, joka on tehnyt sopimuksen palvelun käytöstä, ja jonka jäsen tai työntekijä olet
- Suoraan tai välillisesti sinulta käyttäessäsi palvelua
Palvelussa käsiteltävät tiedot ovat looginen osa asiakkaan olemassa olevaa henkilörekisteriä, joiden tietoja palvelun toimittaja käsittelee asiakkaan lukuun tämän toimeksiannosta. Toimittaja on tietojen osalta henkilötietojen käsittelijä (EU:n tietosuoja-asetuksen data processor).
Käsiteltävät henkilötiedot
Ehdokkaista käsiteltävät tiedot:
- Nimi ja tätä mahdollisesti täydentävä kuvailutieto (esim. nimike tai lempinimi)
- vaaliliitto,
- ehdokasnumero ja
- äänimäärä.
Äänioikeutetuista henkilöistä käsiteltävät tiedot:
- Nimi,
- henkilön yksilöivä tunnistetieto (henkilöstö-/opiskelijanumero, kansallinen oppijanumero ja/tai käyttäjätunnus),
- vaalit, joissa henkilö on äänioikeutettu,
- tieto onko henkilö äänestänyt, sekä mahdollinen äänestysaika ja -tapa ja
- lisätiedot, jotka tarvitaan äänestyskäyttäytymisen tilastoimiseksi palvelun tilanneen organisaation edellyttämällä tavalla
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Palvelussa käsitellään henkilötietoja asiakasorganisaation toimeksiannosta tämän vaalien äänestysten toimittamiseksi.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Trevea huolehtii henkilötietojen suojaamisesta sekä teknisin että organisatorisin menetelmin. Tiedot on suojattu teknisesti henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen palvelussa soveltuvalla tavalla tietoturvan, tietojen luvattoman katselun ja muuttamisen ja katoamisen varalta. Organisatorisesti tiedot on suojattu rajoittamalla pääsyä tietoihin vain niiden käsittelyyn osallistuville erikseen nimetyille henkilöille.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muissa kuin lainsäädännön edellyttämissä yhteyksissä.
Palvelun tuottamisen yhteydessä saatamme käsitellä vaalista myös anonymisoitua tai summattua tilastollista dataa, jota ei voi yhdistää kehenkään yksittäiseen henkilöön. Tällaista tietoa voidaan jakaa myös kolmansille osapuolille muihin kuin tässä kuvauksessa mainittuihin tarkoituksiin.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään palvelussa äänestyspalvelun toimittamisen ajan, jonka jälkeen henkilötiedot hävitetään palvelusta ilman tarpeetonta viivytystä. Toimitus päättyy pääsääntöisesti silloin, kun siihen liittyvän vaalin äänestystulos on asiakasorganisaation vahvistama ja asiakkaan vaaliprosessiin mahdollisesti liittyvät valitus- tai oikaisuvaatimusajat ovat päättyneet.
Mikä oikeuksia ja valintamahdollisuuksia sinulla on
Oikeutesi ja valintamahdollisuutesi riippuvat henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista ja tilanteesta.
- Oikeus saada pääsy tietoihin: Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi, ja jos niitä käsitellään, saada pääsy tietoihin. Mikäli edellisestä tarkastuspyynnöstä on kulunut alle kuusi kuukautta, rekisterinpitäjä voi periä tarkastuspyynnöstä hinnaston mukaisen maksun.
- Oikeus antaa ja peruuttaa suostumuksesi: Jos henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus antaa tai peruuttaa suostumus milloin tahansa.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen: Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot oikaistuksi tai, tietyissä tapauksissa, puutteelliset henkilötiedot täydennetyiksi.
- Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Sinulla on oikeus vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä, profilointi mukaan lukien. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut rekisterinpitäjälle suostumukseen tai sopimuksen täytäntöönpanoon perustuvaa käsittelyä varten. Sinulla on oikeus saada tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
- Oikeus tulla unohdetuksi: Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan sinua koskevat tiedot muun muassa, jos (i) katsot niiden olevan tarpeettomia yllä kuvattuihin tarkoituksiin, (ii) peruutat antamasi suostumuksen, (iii) katsot rekisterinpitäjän käsittelevän henkilötietojasi lainvastaisesti tai (iv) vastustat henkilötietojesi käyttöä suoramarkkinointitarkoituksiin.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on tietyissä olosuhteissa oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.
Kuinka voit käyttää oikeuksiasi ja saat meihin yhteyden
Voit käyttää kaikkia rekisteröidyn oikeuksiasi ottamalla yhteyttä meihin sähköpostitse helpdesk@trevea.fi.
Jos Trevea on mielestäsi toiminut tämän kuvauksen tai voimassaolevan lain vastaisesti, sinulla on oikeus reklamoida asiasta. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon, joka valvoo henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta.
Kuinka saat tiedon tämän kuvauksen muuttumisesta
Palvelumme kehittämisen myötä voi ilmetä tarpeita päivittää tätä kuvausta. Löydät viimeisimmän version kuvauksesta aina äänestyspalvelun kautta.