Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Opiskelijakortin tilauspalvelu on verkkopalvelu, jota Trevea tuottaa Vaasan yliopiston ylioppilaskunnalle. Trevea on tietosuojalainsäädännön näkökulmasta henkilötietojen käsittelijä (data processor), joka käsittelee henkilötietoja Vaasan yliopiston ylioppilaskunnan toimeksiannosta. Ylioppilaskunta toimii tietojen osalta rekisterinpitäjänä ja vastaa kaikista rekisterinpitoon liittyvistä velvoitteista.
Palvelun nimi
Vaasan yliopiston ylioppilaskunnan opiskelijakortin tilauspalvelu
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Palvelussa ylioppilaskunnan jäsen voi tilata itselleen opiskelijakortin. Jäsenten henkilötietoja käsitellään palvelussa tilausten vastaanottamiseksi ja toteuttamiseksi.
Käsiteltävät henkilötiedot
Palvelussa käsitellään seuraavia henkilötietoja, jotka saadaan käyttäjän Haka-tunnistautumisen yhteydessä käyttäjän eksplisiittisellä hyväksynnällä (kysytään tunnistautumisen yhteydessä Haka-luottamusverkoston sääntöjen mukaisesti):
- Yksilöivä tunniste (Haka-luottamusverkostossa käytettävä eduPersonPrincipalName)
- Sähköpostiosoite
- Henkilön koko nimi
- Syntymäaika
- Tieto ylioppilaskunnan jäsenyydestä
- Tieto opiskelun tilasta (läsnä/poissaoleva)
- Opiskelijanumero
- Yliopisto jossa henkilö opiskelee
- Suoritettavien opintojen taso (perustutkinto- / jatkotutkinto-opiskelija)
Lisäksi verkkopalvelussa käsitellään henkilön opiskelijakorttiin painettavaa valokuvaa, jonka tilaaja itse lataa palveluun osana tilauksen tekemistä sekä tilauksen verkkomaksuna suoritettavan maksun tietoja.
Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietoja säilytetään palvelussa tilauksen käsittelyn vaatiman ajan, jonka jälkeen tiedot poistetaan automaattisesti. Henkilötietoja voivat käsitellä vain erikseen oikeutetut henkilöt omilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoillaan.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Maksettujen tilausten tiedot välitetään opiskelijakortit valmistavalle yritykselle, joka vastaa korttien valmistuksesta Vaasan yliopiston ylioppilaskunnan kesken solmitun sopimuksen mukaisesti.